Από Ολοκληρωμένες Προσφορές σε Τιμολόγια – Πώς λειτουργεί η τιμολόγηση στο ExusTrans
Η ροή τιμολόγησης του ExusTrans έχει σχεδιαστεί ώστε να εξαλείφει χειροκίνητα σφάλματα, να αποτρέπει διαφωνίες και να παρέχει σαφή οικονομική τεκμηρίωση για όλες τις ολοκληρωμένες υπηρεσίες μεταφοράς.
Επισκόπηση της ροής τιμολόγησης ExusTrans
Κάθε τιμολόγιο στο ExusTrans δημιουργείται βάσει επαληθευμένων δεδομένων της πλατφόρμας. Αυτό διασφαλίζει ότι στην τιμολόγηση περιλαμβάνονται μόνο ολοκληρωμένες και επιβεβαιωμένες μεταφορές.
- 🚛 Η εντολή μεταφοράς ολοκληρώνεται
- 💬 Η προσφορά επιβεβαιώνεται στο chat
- 📁 Η προσφορά αποθηκεύεται ως Ολοκληρωμένη Προσφορά
- 🧑💼 Ο διαχειριστής ελέγχει την περίοδο τιμολόγησης
- 🧾 Δημιουργείται το τιμολόγιο
- 📄 Εκδίδεται και αποθηκεύεται PDF
Βήμα 1: Οι προσφορές μεταφοράς ολοκληρώνονται στο chat
Μετά την ολοκλήρωση της παράδοσης, και τα δύο μέρη επιβεβαιώνουν την ολοκλήρωση στο σύστημα chat του ExusTrans. Η επιβεβαίωση αυτή αποτελεί την επίσημη ολοκλήρωση της υπηρεσίας μεταφοράς.
- 📱 Η επιβεβαίωση γίνεται μέσα στο chat
- 📦 Η κατάσταση παράδοσης επαληθεύεται
- 💬 Η τελική τιμή και τα κόστη επιβεβαιώνονται
- 🔒 Η καταγραφή κλειδώνει για τιμολόγηση
Μόνο οι προσφορές που έχουν επιβεβαιωθεί πλήρως και από τις δύο πλευρές μπορούν να προχωρήσουν στο στάδιο της τιμολόγησης.
Βήμα 2: Οι ολοκληρωμένες προσφορές αποθηκεύονται ως Ολοκληρωμένες Προσφορές
Μετά την επιβεβαίωση, κάθε ολοκληρωμένη μεταφορά αποθηκεύεται στο σύστημα ως Ολοκληρωμένη Προσφορά. Η καταγραφή αυτή αποτελεί την επίσημη οικονομική αναφορά για την τιμολόγηση.
- 📌 Τοποθεσία: Το προφίλ μου → Ολοκληρωμένες Προσφορές
- 🧾 Τελική συμφωνημένη τιμή
- 🛣️ Εγκεκριμένα διόδια και πρόσθετα
- 📍 Διαδρομή και στοιχεία παράδοσης
- 🕒 Χρονοσήμανση ολοκλήρωσης
Οι Ολοκληρωμένες Προσφορές δεν μπορούν να επεξεργαστούν μετά την επιβεβαίωση. Αυτό εγγυάται την ακεραιότητα της τιμολόγησης και αποτρέπει αναδρομικές αλλαγές.
Βήμα 3: Επικύρωση και προετοιμασία για τιμολόγηση
Πριν από τη δημιουργία τιμολογίου, το σύστημα επικυρώνει αυτόματα όλες τις Ολοκληρωμένες Προσφορές ώστε να διασφαλίζεται η συνέπεια των δεδομένων.
- 🔍 Επαλήθευση κατάστασης ολοκλήρωσης
- 📄 Επικύρωση τιμών και κόστους
- 🏢 Έλεγχος στοιχείων εταιρείας
- 💶 Επαλήθευση ΦΠΑ και χώρας
- ⚠️ Εντοπισμός ελλιπών πληροφοριών
Οι προσφορές που δεν περνούν την επικύρωση αποκλείονται προσωρινά έως ότου διορθωθούν.
Βήμα 4: Ο διαχειριστής δημιουργεί τιμολόγια δύο φορές τον μήνα
Τα τιμολόγια στο ExusTrans δημιουργούνται από διαχειριστές σύμφωνα με σταθερούς κύκλους τιμολόγησης. Αυτό εξασφαλίζει προβλέψιμες λογιστικές περιόδους.
- 📅 Περίοδος 1: 1η – 14η του μήνα
- 📅 Περίοδος 2: 15η – τέλος του μήνα
- 📊 Περιλαμβάνονται μόνο επικυρωμένες Ολοκληρωμένες Προσφορές
- 🧠 Αυτόματη ομαδοποίηση ανά πελάτη και μεταφορέα
Αυτή η κεντρικοποιημένη διαδικασία δημιουργίας διασφαλίζει συνέπεια και κανονιστική συμμόρφωση.
Βήμα 5: Αυτόματος υπολογισμός προμήθειας
Το ExusTrans εφαρμόζει τυπική προμήθεια πλατφόρμας στις υπηρεσίες μεταφορέων. Η προμήθεια υπολογίζεται αυτόματα και με πλήρη διαφάνεια.
- 🧮 Τυπικός συντελεστής: 20%
- 📌 Εφαρμόζεται στην καθαρή τιμή μεταφοράς
- ✅ Περιλαμβάνεται στο τιμολόγιο προς τον πελάτη
- 📄 Εμφανίζεται στα έγγραφα τιμολόγησης
Το σύστημα αυτό αποτρέπει λανθασμένη τιμολόγηση και διασφαλίζει ότι οι μεταφορείς υπολογίζουν σωστά τις προσφορές.
Βήμα 6: Οι κανόνες ΦΠΑ και φορολογίας εφαρμόζονται αυτόματα
Κατά τη δημιουργία τιμολογίου, το σύστημα καθορίζει τη σωστή αντιμετώπιση ΦΠΑ βάσει της έδρας της εταιρείας και των στοιχείων εγγραφής.
- 🇧🇪 Βελγικός ΦΠΑ (21%) όταν εφαρμόζεται
- 🇪🇺 Αντίστροφη χρέωση εντός ΕΕ
- 🌍 Εκτός πεδίου για εκτός ΕΕ
- 📑 Προσθήκη νομικών αναφορών
Η διαδικασία αυτή διασφαλίζει ότι τα τιμολόγια συμμορφώνονται με τη βελγική και την ευρωπαϊκή νομοθεσία.
Βήμα 7: Δημιουργούνται τιμολόγια PDF
Μετά τον υπολογισμό και την επικύρωση, το ExusTrans δημιουργεί αυτόματα νομικά συμμορφούμενα τιμολόγια σε μορφή PDF.
- 🧾 Μοναδικός αριθμός τιμολογίου
- 🏢 Στοιχεία ταυτοποίησης εταιρείας
- 💶 Ανάλυση τιμής
- 📑 Σημειώσεις ΦΠΑ
- 📆 Ημερομηνία έκδοσης και περίοδος
Τα έγγραφα PDF είναι κατάλληλα για λογιστική χρήση, ελέγχους και οικονομική αναφορά.
Βήμα 8: Πρόσβαση και λήψη τιμολογίων
Όλα τα παραγόμενα τιμολόγια αποθηκεύονται με ασφάλεια στους λογαριασμούς χρηστών και παραμένουν διαθέσιμα οποιαδήποτε στιγμή.
- 👤 Τοποθεσία: Το προφίλ μου → Τιμολόγια
- ⬇️ Λήψη PDF με ένα κλικ
- 📊 Παρακολούθηση κατάστασης τιμολογίου
- 📁 Ιστορικό αρχείο
Συνιστάται στους χρήστες να κατεβάζουν και να αρχειοθετούν τα τιμολόγια για τα δικά τους λογιστικά αρχεία.
Οφέλη του συστήματος τιμολόγησης ExusTrans
Η αυτοματοποιημένη ροή τιμολόγησης προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα τόσο για τους πελάτες όσο και για τους μεταφορείς.
- ✅ Μειωμένο διοικητικό φόρτο
- ✅ Διαφανής τιμολόγηση
- ✅ Μικρότερος κίνδυνος διαφορών
- ✅ Τεκμηρίωση έτοιμη για έλεγχο
- ✅ Προβλέψιμοι κύκλοι τιμολόγησης
❓ Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)
Πότε μια προσφορά γίνεται Ολοκληρωμένη Προσφορά;
Μια προσφορά γίνεται Ολοκληρωμένη Προσφορά αφού ολοκληρωθεί η μεταφορά και και τα δύο μέρη επιβεβαιώσουν την παράδοση στο chat.
Πού μπορώ να δω τις Ολοκληρωμένες Προσφορές μου;
Μπορείτε να βρείτε όλες τις ολοκληρωμένες μεταφορές στο Το προφίλ μου → Ολοκληρωμένες Προσφορές.
Μπορώ να επεξεργαστώ μια Ολοκληρωμένη Προσφορά μετά την επιβεβαίωση;
Όχι. Οι Ολοκληρωμένες Προσφορές κλειδώνουν μετά την επιβεβαίωση, ώστε να διασφαλίζεται διαφανής και αξιόπιστη τιμολόγηση.
Πόσο συχνά δημιουργούνται τα τιμολόγια;
Τα τιμολόγια δημιουργούνται δύο φορές τον μήνα: από την 1η έως τη 14η και από τη 15η έως το τέλος του μήνα.
Ποιος δημιουργεί τα τιμολόγια;
Τα τιμολόγια δημιουργούνται από τους διαχειριστές του ExusTrans χρησιμοποιώντας επαληθευμένα δεδομένα Ολοκληρωμένων Προσφορών.
Περιλαμβάνονται όλες οι ολοκληρωμένες προσφορές στο επόμενο τιμολόγιο;
Ναι. Όλες οι επικυρωμένες Ολοκληρωμένες Προσφορές εντός της περιόδου τιμολόγησης περιλαμβάνονται στο επόμενο τιμολόγιο.
Πώς εφαρμόζεται η προμήθεια 20%;
Η προμήθεια υπολογίζεται αυτόματα επί της καθαρής τιμής του μεταφορέα και περιλαμβάνεται στο τελικό τιμολόγιο.
Πότε υπολογίζεται ο ΦΠΑ;
Ο ΦΠΑ υπολογίζεται αυτόματα κατά τη δημιουργία του τιμολογίου, βάσει της έδρας της εταιρείας και των στοιχείων εγγραφής ΦΠΑ.
Πότε δημιουργείται το τιμολόγιο PDF;
Τα τιμολόγια PDF δημιουργούνται αμέσως μετά την ολοκλήρωση και έγκριση του κύκλου τιμολόγησης.
Πού μπορώ να κατεβάσω τα τιμολόγιά μου;
Όλα τα τιμολόγια είναι διαθέσιμα στο Το προφίλ μου → Τιμολόγια και μπορούν να κατέβουν οποιαδήποτε στιγμή.
Τι συμβαίνει αν η Ολοκληρωμένη Προσφορά μου περιέχει λανθασμένες πληροφορίες;
Θα πρέπει να επικοινωνήσετε άμεσα με την υποστήριξη του ExusTrans. Διορθώσεις μπορούν να γίνουν μόνο πριν από τη δημιουργία του τιμολογίου.
Γιατί λείπει η Ολοκληρωμένη Προσφορά μου από το τιμολόγιο;
Μια Ολοκληρωμένη Προσφορά μπορεί να αποκλειστεί εάν είναι ελλιπής, βρίσκεται υπό έλεγχο ή λείπουν απαιτούμενα δεδομένα.
Μπορώ να λαμβάνω τιμολόγια πιο συχνά;
Όχι. Τα τιμολόγια εκδίδονται σύμφωνα με σταθερούς κύκλους τιμολόγησης για να διασφαλίζεται συνεπής λογιστική.
Για πόσο διάστημα αποθηκεύονται τα τιμολόγια στο ExusTrans;
Τα τιμολόγια αποθηκεύονται με ασφάλεια στον λογαριασμό σας και παραμένουν διαθέσιμα σύμφωνα με τις νόμιμες απαιτήσεις τήρησης αρχείων.
Χρειάζεται να κρατάω δικά μου αντίγραφα τιμολογίων;
Ναι. Οι χρήστες είναι υπεύθυνοι για τη λήψη και την αρχειοθέτηση των τιμολογίων για τα δικά τους λογιστικά και φορολογικά αρχεία.
Συμπέρασμα
Από την επιβεβαίωση στο chat έως την τελική παράδοση PDF, το ExusTrans διαχειρίζεται ολόκληρη τη ροή τιμολόγησης με δομημένο και διαφανή τρόπο. Χρησιμοποιώντας τις Ολοκληρωμένες Προσφορές ως μοναδική πηγή αλήθειας, εφαρμόζοντας αυτόματους κανόνες προμήθειας και ΦΠΑ και δημιουργώντας συμμορφούμενα έγγραφα, η πλατφόρμα διασφαλίζει αξιόπιστη τιμολόγηση για όλους τους χρήστες.
eXus Dev